Langkah-langkah Meraih ISO 9001 : 2008

Artikel Peradilan 0

Langkah-langkah Meraih ISO 9001:2008
Oleh Drs. H. Abd. Salam, S.H. M.H (Wakil Ketua Pengadilan Agama Mataram)

Sebagaimana dipublikasikan di Website BADILAG beberapa waktu yang lalu, bahwa di tahun 2016 ini BADILAG memprogramkan 10 Pengadilan Agama untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 setelah 11 Pengadilan telah memperolehnya sebagai yang telah diprogramkan di tahun 2015. Mudah-mudahan program pimpinan tersebut dapat berjalan dengan mulus dan lancar tanpa ada suatu kendala, ada semboyan yang dahulu sering didengung-dengungkan oleh Bapak Presiden Susilo Bambang Yudhoyono (SBY) “bersama kita bisa”.

Memang intinya untuk memperoleh ISO adalah kebersamaan dari pucuk pimpinan sampai pada karyawan level yang paling bawah. Ibarat mobil, tidak akan berfungsi dengan baik jika “pentil” sebuah benda kecil yang berfungsi sebagai stut pembuka dan penutup angin pada ban/roda mobil tidak berfungsi dengan baik dalam menjalankan tugasnya.

Demikian pulalah gambaran singkatnya untuk memperoleh sertifikat ISO beserta kegiatan untuk mempertahankannya nanti. Karena setelah diperoleh, ISO harus terus dijaga, dipertahankan dan dikebangkan sehingga harus selalu ada maintenents. Karena Inti dari penerapan ISO 9001 adalah perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai dengan konsep PDCA (Plan – Do – Check – Action).

Terkadang, perencanaan matang yang sudah disusun sedari awal malah gagal di tengah jalan karena ternyata pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan. Maka keterlibatan seluruh lapisan karyawan atau pegawai adalah keniscayaan. Sulit rasanya untuk mewujudkan apalagi mempertahankannya tanpa dukungan dan dedikasi seluruh karyawan.

Simpulnya adalah yang paling utama dan terpenting bagi pimpinan adalah menumbuhkan dan membangkitkan etos kerja seluruh karyawan yang terlibat dalam menjalankan tugas pelayanan.
Sekilas Tentang ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 memiliki 8 prinsip yang merupakan ruh atau jiwa standar ISO 9001:2008.

Kedelapan prinsip tersebut menjiwai 8 Klausul ISO 9001:2008 yang berisi sederet persyaratan yang harus diterapkan. Delapan prinsip ISO 9001:2008 bagaikan Pancasila, dan 8 klausul ISO 9001:2008 bagaikan UUD 1945 yang berisi beberapa pasal. Nah, klausul ISO 9001 inilah yang dijadikan panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Standar ISO 9001:2008 memuat 8 klausul yang berisi beberapa persyaratan dalam bahasa legal formal sehingga barangkali sulit untuk dipahami oleh orang-orang yang baru membaca standar ISO 9001 ini. Untuk itu perlu ada penjelasan, komentar dan rangkuman yang menurut kami perlu dijelaskan. Disitulah diperlukan biasanya lembaga yang berkeinginan mendapatkan ISO perlu lembaga Konsultan ISO.

ISO senantiasa mengalami perbaikan dan perkembangan sesuai dengan kebutuhan pelayanan modern. Pada tanggal 23 September 2015 yang lalu Standar ISO 9001:2015 sudah secara resmi diluncurkan. Lembagi-lembaga Konsultan ISO kini sudah melayani paket kansulting terbaru ISO 9001:2015. Multiple Training & Consulting bertekad untuk menjadi konsultan ISO 9001:2015 yang terdepan dalam membantu klien meraih standar ISO 9001:2015 terbaru ini. Yang menjadi pertanyaan saya adalah apakah sudah ada badan sertifikasi ISO 9001 yang siap mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2015 dikarenakan butuh waktu untuk menyiapkan auditor ISO 9001:2015. Untuk ISO ini kita tunggu berita lebih lanjut.

Langkah-langkah Memperoleh ISO
Sebagaimana lazimnya, orang yang masih belum familiar dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO, mungkin merasa bingung darimana harus memulai agar lembaga kita mendapatkan sertifikat ISO. Orang yang berjiwa besar senantiasa berkata “di dunia ini tidak ada hal yang tidak mungkin”, tentunya termasuk untuk mendapatkan sertifikat ISO. Akan sertifikasi ISO tentu tidak akan datang begitu saja tanpa usaha dan kerja keras serta cerdas kita bersama.

Secara menejerial ada beberapa langkah yang harus dilakukan bersama untuk mendapatkan sertifikat ISO.

  1. Top Manajemen, untuk di Pengadilan adalah Ketua, harus memutuskan untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO yang dipilih dan putusan Top Manajemen itu harus mendapatkan sambutan yang menggembirakan oleh semua unsur bawahan. Tantangannya adalah bagaimana membangkitkan semangat karyawan atau pegawai untuk bisa mendukung program pimpinan tersebut . Maka yang pertama dan utama adalah gerakan membangkitkan motivasi pegawai di semua level;
  2. Top Manajemen harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan dan menjalankan keputusan di atas. Persiapan-persiapan tersebut meliputi:
  • Kebutuhan sumber daya manusia (SDM); Seperti adanya tenaga/personal yang siap ditunjuk sebagai Management Representative (MR) atau Kordinator ISO dan Tim ISO (Sekretariat ISO) untuk menyiapkan, menerapkan, memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu di lembaga;

Dalam penerapan ISO 9001, kualitas SDM lebih penting ketimbang kuantitas. ISO 9001 tidak pernah mensyaratkan jumlah minimal karyawan dalam penerapan ISO 9001. Tidak pula dipersyaratkan bahwa satu orang hanya boleh menjabat satu jabatan saja. Rangkap jabatan dalam penerapan ISO sah-sah saja sepanjang fungsi-fungsi pekerjaan yang wajib dijalankan oleh yang bersangkutan dapat dijalankan dengan baik. Isu keterbatasan SDM dapat diatasi dengan menunjuk wakil manajemen (management representative) yang berkualitas dalam arti dapat mengendalikan, mengarahkan, dan memanfaatkan SDM yang ada secara optimal.

Banyaknya jumlah SDM tidak berkolerasi positif dengan kualitas penerapan ISO 9001. Artinya, SDM yang sedikit namun berkualitas lebih baik daripada banyak SDM tetapi tidak memiliki komitmen dalam penerapan ISO 9001. Maka seorang wakil manajemen (Mangement Representative) merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya nerapan sistem manajemen mutu di suatu lembaga atau perusahaan. Dengan tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh karyawan, seorang management representative dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Oleh karana itu, sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menunjuk orang yang tepat sebagai wakil manajemen.

  • Kebutuhan Waktu; Waktu amat sangat diperlukan untuk mendsukung tercapainya mendapatkan ISO, sebab secara teori Tim ISO setidaknya harus melakukan pertemuan-pertemuan dalam 2 (dua) jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan, guna memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi;

Memang banyaknya pekerjaan/banyaknya perkara yang harus diselesaikan oleh Pengadilan-pengadilan Agama tertentu kadang menjadi pertimbangan bagi pimpinan untuk memuntuskan apakah lembagai ini perlu dan tidak untuk meraih ISO. Tapi dengan berhasilnya Pengadilan Agama Surabaya memperoleh sertifikat ISO yang baru lalu setidaknya menjadi tolok ukur bagi Top Menageman/Ketua, bahwa Pengadilan yang mempunyai berkara banyakpun bisa mendapatkan ISO. Padahal bila perbaikan sistem disesuaikan dengan kebutuhan, harusnya over load pekerjaan sama sekali tidak akan mempengaruhi penerapan ISO 9001.

Baca artikel selengkapnya
Kumpulan Artikel Hukum Lainnya

 

 

 

Tags:
Informasi SMS Perkara